Ut av filserver og fellesområder

Dokumentene flyttes fra filserver og personlige mapper til SharePoint, med en struktur alle enheter i kommunen kjenner igjen.

Arkivering uten arkivkoder

Det som skal arkiveres, overføres til Noark 5-arkivet uten at de ansatte må kunne arkivstandarden.

E-post på riktig sted

E-post og vedlegg lagres fra Outlook på riktig sak eller prosjekt, i stedet for å bli liggende i den enkeltes innboks.

Riktig tilgang for riktige personer

Tilgang styres helt ned på dokumentnivå, slik at personopplysninger og taushetsbelagt informasjon bare er tilgjengelig for dem som skal ha det.

Hvordan sikrer vi at dokumentene arkiveres etter Noark 5?

Det som skal arkiveres, overføres til Documaster Arkiv, en godkjent Noark 5-arkivkjerne. Arkiveringen skjer i bakgrunnen, så de ansatte slipper å forholde seg til arkivkodene i standarden.

Kan vi flytte dokumentene fra filserveren?

Ja. Dokumenter fra filserver og fellesområder kan flyttes inn i SharePoint, med en ny struktur som er lik for alle enheter i kommunen.

Hvordan beskyttes personopplysninger og taushetsbelagt informasjon?

Tilgangen styres helt ned på dokumentnivå, og dataene ligger i kommunens egen Microsoft 365-tenant. Vi bidrar med dokumentasjon som ROS-analyse og databehandleravtale.

Kan vi dele dokumenter med eksterne uten kommunal IT-bruker?

Ja. Rådgivere, entreprenører og andre samarbeidspartnere kan få tilgang til de dokumentene de trenger, uten at kommunen må opprette egne IT-brukere til dem.