Fra lokal filserver til strukturert prosjektarbeid i Microsoft 365

For en prosjektbasert virksomhet er det avgjørende å ha kontroll på både dokumenter og prosjektinformasjon. Hos Scenario lå prosjektdokumentene tidligere på en lokal filserver, mens annen informasjon om prosjektene måtte finnes i andre systemer.

Behovet for en mer moderne, tilgjengelig og helhetlig arbeidsplattform førte til at Scenario tok i bruk SharePoint og Microsoft 365 – med Invo som struktur for prosjektarbeidet.

I dag bruker hele organisasjonen Invo i alle sine prosjekter.

Fra lokal filserver til en skybasert arbeidshverdag

Tidligere var prosjektdokumentene hos Scenario organisert i en tradisjonell mappestruktur på en lokal filserver. Samtidig måtte annen prosjektinformasjon, som kundeinformasjon og økonomiske opplysninger, finnes andre steder.

Etter hvert ønsket virksomheten å modernisere måten de jobbet på.

De hadde særlig behov for bedre tilgangsstyring, enklere søk, versjonshistorikk og bedre muligheter for samarbeid. Samtidig ønsket de å bli mindre avhengige av lokal maskinvare, lokalt nettverk og VPN.

Løsningen ble å flytte dokumenthåndteringen til SharePoint og Microsoft 365, kombinert med Invo for å skape en tydelig og enhetlig prosjektstruktur.

Ett område for hvert prosjekt

Scenario bruker i dag Invo til alle sine prosjekter.

Hvert prosjekt får sitt eget prosjektområde hvor både dokumenter og sentral prosjektinformasjon samles. Informasjon som prosjektleder, kunde og startdato ligger tilgjengelig sammen med prosjektets dokumenter.

Prosjektene organiseres også etter prosjekttype, noe som gjør det enklere å navigere, søke og finne frem til riktig informasjon.

– Invo hjelper oss med å strukturere SharePoint. Hvert prosjekt har sitt eget område, hvor prosjektinformasjon og dokumenter samles, forklarer Bjørg Stokstad Nygaard i Scenario.

Resultatet er at medarbeiderne slipper å forholde seg til informasjon spredt på ulike steder. Prosjektet blir den naturlige inngangen til både dokumentene og informasjonen som hører til.

Jobber videre i verktøyene de kjenner

En viktig del av løsningen er at medarbeiderne ikke trenger å endre hele måten de arbeider på.

Dokumenter som skal bearbeides kan synkroniseres til OneDrive og åpnes direkte i programmene Scenario bruker i det daglige arbeidet. Når dokumentet lagres, synkroniseres endringene tilbake til SharePoint.

På samme måte kan medarbeiderne bruke de velkjente Microsoft 365-verktøyene som Teams, Outlook, Word og Excel.

Dermed kombineres en strukturert prosjektflate i Invo med verktøyene medarbeiderne allerede kjenner.

Bedre kontroll og mindre risiko

Overgangen har også gitt Scenario bedre kontroll over hvem som har tilgang til informasjon.

Tilgang kan styres på prosjekt- og dokumentnivå, slik at en medarbeider eller ekstern samarbeidspartner kan få tilgang til det de trenger uten å få innsyn i resten av virksomhetens dokumentstruktur.

Versjonshistorikken i SharePoint reduserer samtidig risikoen dersom et dokument blir endret eller overskrevet ved en feil. Tidligere versjoner kan enkelt finnes frem og gjenopprettes.

Søkemulighetene gjør det dessuten mindre nødvendig å vite nøyaktig hvor et dokument er lagret.

– Vi er mindre avhengige av å vite nøyaktig hvor i mappestrukturen et dokument ligger. Det gjør det enklere å finne informasjonen vi trenger, sier Nygaard.

Foto: Scenario interiørarkitekter

Tilgjengelig uansett hvor medarbeiderne jobber

At løsningen bygger på Microsoft 365 har vært viktig for Scenario.

Dokumentene ligger ikke lenger bundet til en lokal server. Medarbeiderne kan få tilgang til prosjektinformasjon og dokumenter uavhengig av hvor de befinner seg, samtidig som informasjonen ligger innenfor en felles struktur.

Det gir en mer fleksibel arbeidshverdag og reduserer behovet for lokal infrastruktur og VPN.

For Scenario handler overgangen derfor om mer enn å flytte filer fra en lokal server til skyen.

Invo gir strukturen rundt prosjektarbeidet, mens SharePoint og Microsoft 365 gir plattformen for dokumenthåndtering, samarbeid og tilgjengelighet.

En mer enhetlig måte å gjennomføre prosjekter på

Scenario bruker også maler som en del av prosjektarbeidet, blant annet for prosjektbudsjetter og prosjektstatusrapporter.

Det bidrar til at prosjektene gjennomføres på en mer konsistent måte og gjør det enklere å etablere felles arbeidsmetoder på tvers av organisasjonen.

For Scenario har kombinasjonen av Invo og Microsoft 365 dermed gitt:

• en tydelig struktur for hvert prosjekt
• prosjektinformasjon og dokumenter samlet på ett sted
• bedre tilgangsstyring
• enklere søk og gjenfinning
• versjonshistorikk og redusert risiko
• tilgang til dokumenter uavhengig av arbeidssted
• bedre samhandling gjennom Microsoft 365
• mer enhetlige arbeidsprosesser gjennom bruk av maler

Invo skaper struktur i Microsoft 365

For prosjektbaserte virksomheter kan SharePoint og Microsoft 365 gi en kraftig plattform for dokumenthåndtering og samarbeid. Samtidig er det behov for struktur som gjør plattformen enkel å bruke i den daglige prosjektgjennomføringen.

Det er denne strukturen Invo gir Scenario.

Resultatet er en arbeidshverdag hvor prosjektinformasjonen er mer tilgjengelig, dokumentene enklere å finne og medarbeiderne kan samarbeide i verktøyene de allerede bruker.