RaKon styrker prosjektkontrollen med Invo

En virksomhet i vekst

RaKon har gjennom mange år arbeidet med betonginspeksjon og rehabilitering offshore. Nå satser selskapet også på havvind, hvor det har utviklet eget utstyr for grouting av fundamenter til havvindinstallasjoner, men også andre konstruksjoner hvor det er behov for grouting. Det er også etablert en egen avdeling i forbindelse med satsingen.

Selskapet har vokst fra rundt 30 til over 50 ansatte de siste årene. Med veksten følger også økte krav til struktur, samhandling og dokumentasjon.

– Vi har hatt god kontroll og flinke folk hele veien, men når organisasjonen vokser og nye medarbeidere kommer inn, blir det stadig viktigere å ha gode systemer i bunn, forteller Tom Rune Utheim, HMS&KS-leder i RaKon.

For RaKon handler dette om å sikre at prosjekter gjennomføres etter etablerte prosesser, at nødvendig dokumentasjon er tilgjengelig, og at alle arbeider etter oppdaterte prosedyrer.

ISO-arbeidet synliggjorde behovet

Tidligere benyttet RaKon tradisjonelle mappestrukturer i SharePoint for å organisere prosjektinformasjon og dokumenter.

Løsningen fungerte i en mindre organisasjon, men særlig gjennom arbeidet med ISO-sertifisering ble behovet for mer strukturert prosjektstyring tydelig.

Sporbarhet, versjonskontroll og overleveringer mellom ulike arbeidsprosesser krevde mye manuelt arbeid.

– Spesielt gjennom ISO-prosessen så vi at sporbarhet og overleveringer mellom prosesser innebar mye manuelt arbeid. Det har vi fått løst mye av med Invo, sier Utheim.

RaKon ønsket derfor en felles løsning som kunne gi prosjektlederne bedre oversikt over aktiviteter og prosesser, samtidig som styrende dokumentasjon ble tilgjengelig for hele organisasjonen.

Valget falt på Invo, som allerede var etablert hos søsterselskaper og hadde erfaring fra sammenlignbare virksomheter.

RaKon har også opplevd at arbeidet med kvalitetssystemet har fått positiv oppmerksomhet i forbindelse med ISO-revisjoner.

En felles arbeidsflate for hele prosjektet

I dag benytter RaKon Invo i alle sine prosjekter, både innen offshore-inspeksjon og rehabilitering og i den nye satsingen på havvind.

Prosjektledere bruker løsningen aktivt sammen med formennene sine for å følge opp aktiviteter og prosesser. Støttefunksjoner som HR, lager og logistikk samt HMS og kvalitet benytter også løsningen for å sikre at leveransene er i tråd med interne krav og kundenes forventninger.

For operatører og fagarbeidere er det særlig viktig å ha enkel tilgang til gjeldende prosedyrer og arbeidsbeskrivelser.

Et viktig forbedringsområde har vært overleveringen mellom ulike deler av virksomheten, eksempelvis fra salg og marked til produksjon.

Ved hjelp av oppgaver, prosesskart og prosjektstyringsfunksjonaliteten i Invo kan RaKon dokumentere at nødvendige aktiviteter er gjennomført, og at prosjektet er overført mellom prosessene.

Dette gir bedre sporbarhet og reduserer behovet for manuell oppfølging.

Bedre dokumentkontroll reduserer kvalitetsrisikoen

I RaKons virksomhet er det avgjørende at arbeidet utføres etter riktige prosedyrer.

Manglende kontroll på dokumentversjoner eller utydelige arbeidsbeskrivelser kan skape risiko for feil og kvalitetsavvik.

Med Invo har selskapet samlet styrende dokumentasjon i et felles kvalitetssystem, hvor medarbeiderne har tilgang til gjeldende versjoner.

– Vi er veldig prosedyrestyrte. Det vi gjør, er avhengig av at vi har riktige beskrivelser og riktige måter å gjennomføre arbeidet på. Tilgjengeligheten til siste versjon av prosedyrene fungerer veldig bra, forteller Utheim.

Han understreker at en tydelig struktur også bidrar til å redusere risiko.

– Når du ikke har oppdaterte prosedyrer eller tilstrekkelig sporbarhet i prosessene, innebærer det en kvalitetsrisiko. Et godt system i bunn har bidratt til å redusere denne risikoen.

Enklere for nye medarbeidere å komme i gang

En annen gevinst er at kvalitetssystemet fungerer som en oversiktlig inngang til virksomhetens arbeidsprosesser og prosedyrer.

RaKon har ansatt flere nye medarbeidere i takt med veksten, og behovet for god opplæring og introduksjon til virksomhetens arbeidsmetoder har blitt stadig viktigere.

Gjennom Invo kan nyansatte finne informasjon om hvordan virksomheten arbeider, hvilke prosedyrer som gjelder, og hvordan de ulike prosessene henger sammen.

– Vi har fått positive tilbakemeldinger fra nyansatte. Det er en veldig fin opplæringsflate, hvor de kan gå inn og få oversikt over prosesser, prosedyrer og beskrivelser, sier Utheim.

Han understreker samtidig at dette inngår i et større opplæringsarbeid, hvor RaKon også benytter andre verktøy og ressurser gjennom AF Gruppen.

Med fleksibilitet for ulike prosjekter

En viktig egenskap ved Invo er muligheten til å tilpasse prosjektstyringen til ulike prosjekttyper.

RaKons etablerte virksomhet innen offshore-inspeksjon og rehabilitering skiller seg på flere områder fra den nye satsingen på grouting av havvindfundamenter.

Samtidig har prosjektene mange av de samme grunnleggende behovene: oversikt over aktiviteter, dokumentkontroll, tydelige arbeidsprosesser og sporbarhet.

RaKon trekker særlig frem muligheten til å differensiere mellom prosjekttyper og bruke oppgavemodulen til oppfølging av aktiviteter.

Med en felles struktur kan selskapet gjenbruke etablerte arbeidsmetoder og redusere behovet for manuelt arbeid fra prosjekt til prosjekt.

Digitalisering som en del av RaKons videre satsing

For RaKon handler digitalisering om mer enn å erstatte manuelle arbeidsprosesser med digitale verktøy.

Selskapet har en tydelig strategisk ambisjon om å digitalisere nøkkelprosesser, legge til rette for mer datadrevne beslutninger og bygge kompetanse innen ny teknologi.

Dette er særlig aktuelt i forbindelse med selskapets satsing på havvind, hvor RaKon også arbeider med å videreutvikle digitale løsninger for å effektivisere produksjonsprosessene offshore.

Invo inngår i dette digitale utviklingsarbeidet gjennom å skape bedre struktur på prosjektinformasjon, dokumenter og aktiviteter.

At løsningen er bygget på Microsoft 365, er også viktig for RaKon. Selskapet benytter blant annet Power BI og Copilot og ser muligheter for å utnytte teknologi og informasjon enda bedre fremover.

– Å investere i erfaring og kompetanse i bruk av ny teknologi er en uttalt målsetting for oss. Kunstig intelligens er naturligvis en viktig del av dette, sier Utheim.

Et godt fundament for videre vekst

RaKon fortsetter arbeidet med å digitalisere og forbedre sine arbeidsprosesser. Samtidig har selskapet etablert en felles struktur for prosjektstyring, dokumentkontroll og kvalitet som støtter den daglige prosjektgjennomføringen.

For HMS&KS-leder Tom Rune Utheim er verdien særlig knyttet til oversikt, sporbarhet og tryggheten ved at medarbeiderne har tilgang til riktig informasjon.

Erfaringene fra RaKon viser hvordan en strukturert prosjektløsning kan bidra til bedre kontroll og redusert kvalitetsrisiko, samtidig som den gir fleksibilitet til å håndtere ulike prosjekter og nye forretningsområder.

Med Invo har RaKon et digitalt fundament for å videreutvikle prosjektgjennomføringen – både innen etablerte offshore-oppdrag  og nye muligheter innen havvind.